АУСН (Автоматизированная упрощенная система налогообложения) максимально упрощает налоговый учет для микробизнеса: налог считает сама налоговая, а от предпринимателя не требуется сдавать декларации. Однако это не отменяет базовой обязанности хранить документы, подтверждающие финансовую деятельность компании. В этой статье разберем, как организовать документооборот на АУСН, чтобы избежать штрафов и проблем при проверках.
📄Почему на АУСН все равно нужно хранить «первичку»
Распространенное заблуждение: если налоговая сама получает данные из банка и от онлайн-касс, то бумаги можно не хранить. Это не так.
Хранение первичных документов — прямая обязанность, установленная Налоговым кодексом РФ и ФЗ «О бухгалтерском учете», и она распространяется на всех налогоплательщиков, включая плательщиков АУСН. Без правильно оформленных документов вы не сможете:
Хранение первичных документов — прямая обязанность, установленная Налоговым кодексом РФ и ФЗ «О бухгалтерском учете», и она распространяется на всех налогоплательщиков, включая плательщиков АУСН. Без правильно оформленных документов вы не сможете:
- Подтвердить расходы, если перейдете на другой налоговый режим (например, при утрате права на АУСН) или выберете объект «доходы минус расходы».
- Обосновать происхождение имущества и товаров в случае вопросов от налоговой. Сейчас такие запросы стали часто прилетать селлерам на маркетплэйсах в целях выявления товаров, ввезенных в РФ по серым схемам
- Защитить свои интересы в суде при возникновении споров. Представьте В Ы отгрузили товар, а Ваш контрагент решил, что не получал его и обратился в суд. Без подписанной товарной накладной доказать реальность отгрузки товара будет сложно
📦Какие документы нужно хранить на АУСН
Перечень документов зависит от объекта налогообложения: «доходы» или «доходы минус расходы».
Для всех плательщиков АУСН
Документы, связанные с налоговым учетом:
Дополнительно для объекта «доходы минус расходы»
Полный комплект первичных документов, обосновывающих каждый учтенный расход: договоры, счета, акты, накладные, счета-фактуры, УПД, кассовые чеки (для наличных расчетов), платежные поручения, банковские выписки.
📅 Сроки хранения: универсальные и специальные правила
Срок хранения первичных документов для целей налогового учета по общему правилу составляет не менее пяти лет. В соответствии с пп 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ Налогоплательщики обязаны: «в течение пяти лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом»
Отсчет срока начинается не с даты создания документа, а с 1 января года, следующего за годом, в котором документ использовался для составления налоговой отчетности в последний раз.
В соответствии с частью 1 статьи 29 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011, организация обязана обеспечивать сохранность первичных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. Минимальный срок их хранения составляет пять лет, начиная с года, следующего за отчетным. Если действующие правила архивного дела устанавливают более длительный период, то следует руководствоваться ими.
Особые правила для основных средств (ОС)
Для документов на амортизируемое имущество (ОС и НМА) срок хранения составляет 5 лет, но начинает течь с момента завершения начисления амортизации по этому объекту, его продажи или иного выбытия. То есть, если техника амортизируется 3 года, хранить документы на нее нужно еще 5 лет после завершения амортизации.
Для наглядности, основные сроки хранения можно представить в таблице:
Для всех плательщиков АУСН
- Документы, подтверждающие доходы: закрывающие документы от покупателей (акты, накладные, УПД), отчеты агента (с маркетплейсов), банковские выписки.
- Документы по всем осуществленным расходам, даже если вы на объекте «доходы» хранить крайне желательно даже для ИП. Они могут понадобиться для подтверждения добросовестности и обоснования происхождения активов.
- Документы по кадрам и оплате труда (трудовые договоры, платежные ведомости), если есть сотрудники.
Документы, связанные с налоговым учетом:
- уведомление о переходе на АУСН, справки из личного кабинета.
Дополнительно для объекта «доходы минус расходы»
Полный комплект первичных документов, обосновывающих каждый учтенный расход: договоры, счета, акты, накладные, счета-фактуры, УПД, кассовые чеки (для наличных расчетов), платежные поручения, банковские выписки.
📅 Сроки хранения: универсальные и специальные правила
Срок хранения первичных документов для целей налогового учета по общему правилу составляет не менее пяти лет. В соответствии с пп 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ Налогоплательщики обязаны: «в течение пяти лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом»
Отсчет срока начинается не с даты создания документа, а с 1 января года, следующего за годом, в котором документ использовался для составления налоговой отчетности в последний раз.
В соответствии с частью 1 статьи 29 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011, организация обязана обеспечивать сохранность первичных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. Минимальный срок их хранения составляет пять лет, начиная с года, следующего за отчетным. Если действующие правила архивного дела устанавливают более длительный период, то следует руководствоваться ими.
Особые правила для основных средств (ОС)
Для документов на амортизируемое имущество (ОС и НМА) срок хранения составляет 5 лет, но начинает течь с момента завершения начисления амортизации по этому объекту, его продажи или иного выбытия. То есть, если техника амортизируется 3 года, хранить документы на нее нужно еще 5 лет после завершения амортизации.
Для наглядности, основные сроки хранения можно представить в таблице:
🚨 Последствия утери или отсутствия документов
Если налоговая запросит документы в рамках камеральной проверки (которые для АУСН проводятся), а вы не сможете их предоставить, это грозит:
💡Практические рекомендации
1. Храните всё. Даже на объекте «доходы» сохраняйте документы по закупкам товаров, сырья и услуг. Они доказывают реальность вашей хозяйственной деятельности.
2. Регулярно проверяйте разметку операций в личном кабинете налогоплательщика или клиента уполномоченного банка. У вас есть время до 7-го числа следующего месяца, чтобы исправить ошибки банка в классификации доходов и расходов.
3. Вносите данные вручную. Если доходы или расходы не прошли через расчетный счет или онлайн-кассу (например, взаимозачет, натуральная оплата), вы обязаны самостоятельно внести их в личный кабинет налогоплательщика до 5-го числа следующего месяца.
4. Организуйте хранение. Используйте облачные сервисы для сканирования и хранения электронных копий или надежные архивные службы для бумажных документов. Это защитит от потери и облегчит поиск.
Выводы:
АУСН избавляет бизнес от бумажной волокиты с отчетностью, но не от ответственности за ведение и хранение первичных документов. Дисциплинированный подход к документообороту — это страховка от финансовых и налоговых рисков. Потратив время на организацию учета сегодня, вы сэкономите нервы и деньги в будущем, если возникнут вопросы со стороны контролирующих органов.
Людмила Ганичева
аудитор, налоговый эксперт
- Снятие расходов при расчете налога, если вы применяете объект «доходы минус расходы», и, как следствие, доначисление налога и пеней.
- Отказ в признании убытка для его переноса на будущие периоды.
- Штраф по ст. 126 НК РФ в размере 200 рублей за каждый непредоставленный документ.
- Риск потери права на применение АУСН, если инспекция на основе косвенных данных сделает вывод о несоответствии критериям режима (например, о превышении лимита доходов).
💡Практические рекомендации
1. Храните всё. Даже на объекте «доходы» сохраняйте документы по закупкам товаров, сырья и услуг. Они доказывают реальность вашей хозяйственной деятельности.
2. Регулярно проверяйте разметку операций в личном кабинете налогоплательщика или клиента уполномоченного банка. У вас есть время до 7-го числа следующего месяца, чтобы исправить ошибки банка в классификации доходов и расходов.
3. Вносите данные вручную. Если доходы или расходы не прошли через расчетный счет или онлайн-кассу (например, взаимозачет, натуральная оплата), вы обязаны самостоятельно внести их в личный кабинет налогоплательщика до 5-го числа следующего месяца.
4. Организуйте хранение. Используйте облачные сервисы для сканирования и хранения электронных копий или надежные архивные службы для бумажных документов. Это защитит от потери и облегчит поиск.
Выводы:
АУСН избавляет бизнес от бумажной волокиты с отчетностью, но не от ответственности за ведение и хранение первичных документов. Дисциплинированный подход к документообороту — это страховка от финансовых и налоговых рисков. Потратив время на организацию учета сегодня, вы сэкономите нервы и деньги в будущем, если возникнут вопросы со стороны контролирующих органов.
Людмила Ганичева
аудитор, налоговый эксперт
